परिपत्रअनुसार बजारमा उपलब्ध बाह्य मोबाइल स्क्यानिङ एपहरू (जस्तै क्याम स्क्यानर) प्रयोग गर्दा स्क्यान गरिएका कागजात विदेशी सर्भरमा पुग्ने तथा भण्डारण हुने जोखिम उच्च रहने उल्लेख गरिएको छ। यसले राज्यका नीतिगत निर्णय, गोप्य टिप्पणी तथा संवेदनशील दस्ताबेजहरू अनधिकृत रूपमा बाहिरिन सक्ने खतरा बढाउने भएकाले यस्ता एपहरूको प्रयोग नगर्न निर्देशन दिइएको हो।

कार्यालयले सरकारी कामकाजमा प्रयोग हुने आधिकारिक कागजातहरूको गोपनीयता, सुरक्षित अभिलेखीकरण र संरक्षण सुनिश्चित गर्नु प्रत्येक सरकारी कार्यालय तथा कर्मचारीको दायित्व भएको स्पष्ट पारेको छ। पछिल्लो समय मोबाइल क्यामेराबाट कागजात स्क्यान गर्ने वा तस्बिर खिचेर सरकारी पत्राचार, निर्णय तथा अभिलेखका रूपमा प्रयोग गर्ने प्रवृत्ति बढ्दै गएकाले संवेदनशील सूचनाहरू अनधिकृत व्यक्तिको पहुँचमा पुग्न सक्ने जोखिम बढेको परिपत्रमा उल्लेख छ।

प्रधानमन्त्री वालेन्द्र शाहकी प्रेस तथा अनुसन्धान विज्ञ दीपा दाहालले सरकारी कागजातहरू मोबाइल एपमार्फत स्क्यान गर्दा राष्ट्रिय सुरक्षा र तथ्याङ्क गोपनीयतामा गम्भीर जोखिम उत्पन्न हुने बताइन्। उनका अनुसार अधिकांश मोबाइल स्क्यानिङ एपहरूले प्रयोगकर्ताका तथ्याङ्कमा प्रत्यक्ष पहुँच राख्ने र ती सामग्री कुन सर्भरमा तथा कस्तो सुरक्षा व्यवस्थामा राखिन्छ भन्ने स्पष्ट नहुने भएकाले संवेदनशील सरकारी दस्ताबेजहरू बाहिरिने सम्भावना रहन्छ।

दाहालले यो निर्देशनलाई केवल प्राविधिक सावधानीका रूपमा नभई राष्ट्रिय सुरक्षा र सरकारी सूचनाको गोपनीयता संरक्षणका लागि आवश्यक कदमका रूपमा लिनुपर्नेमा जोड दिइन्।